۶ ۲۱۲۸

اولین برخورد من با هوش تجاری، عنوان شغلی یکی از دوستانم بود. دوستی که در پروفایل لینکدین خود نوشته بود، “Senior BI Consultant at ETKA Chain Store”.

همیشه برام سوال بود که این مشاور ارشد BI در فروشگاه تکیه دقیقا چه می کنه. البته از خودش هم چندبار پرسیدم. اما جوابا و جوابای یکی دو خطی اش منو نتونست راضی کنه که دقیقا چه می کنه.

از اون زمان تقریبا چندین ماه گذشت و واسه من هوش تجاری بازم مفهومی عمیق، مرموز و نامعلوم بود. از طرفی می دونستم که “هوش تجاری” یکی از به روزترین و در عین حال پرکاربردترین مفاهیم کار و کاسبی در جهان معاصر ماست. این شد که دلم رو به دریا زدم و قصد کردم که تو یه مقاله مفصل به این مسئله بپردازم. البته مقاله های تخصصی در آینده رو به همین دوست عزیز می سپارم. واقعا هدفم اینه که در وبلاگ نوین چندین مقاله به طور مفصل به “هوش تجاری” بپردازیم و اونو از ابعاد متفاوت بررسی کنیم.

و اما طبق روال همیشگی در اول ببینیم که هوش تجاری دقیقا چیه و چیجوری می تونیم راحت ترین و سرراست ترین تعریف رو از اون داشته باشیم.

یه تعریف ساده و سرراست از هوش تجاری

هوش تجاری، Business Intelligence یا به طور خلاصه BI یه روند تکنولوژی محور واسه تحلیل داده هاست. این روند در آخر به مدیران، صاحبان کار و کاسبی و تموم تصمیم گیرنده های اساسی یه کار و کاسبی، اطلاعاتی عملی میده. وسایل BI واسه بررسی و تحلیل داده ها به صورتای مختلفی ارائه می شه؛ مثلا گزارش، داشبورد، چارت، نقشه، گراف و تموم ابزارهایی که بتونن اطلاعات و داده های خام رو به شکلای چشمی و قابل استفاده به نمایش درآورند.

واقعا هوش تجاری به شما به عنوان یه مدیر کمک می کنه، بفهمین که چه عواملی در موفقیت یا شکست پروژه هاتون موثره. همین باعث می شه که بتونین بفهمین چه عواملی سود بیشتر واسه شما میسازن و چه عواملی سود کمتری واسه شما به همراه دارن.

BI طیف خیلی از وسیله، اپلیکیشن و متدلوژی رو شامل می شه که به یه سازمان کمک می کنه که بتونه اطلاعات (Data) رو از سیستم داخلی و منابع خارجی شرکت جمع آوری کنه و اونا رو واسه تحلیل آماده کنه. از کل این اطلاعات در آخر یه گزارش جفت و جور می شه که به مدیر و تصمیم گیرنده پایانی سازمان تحویل داده می شه. اجازه بدین با یه مثال این لقمۀ قلمنبه سلنبه رو براتون به راحت الحلقوم تبدیل کنم.

یه مثال روشن از کاربرد هوش تجاری

فرض کنین شما یه فروشگاه بزرگ اینترنتی دارین و اجناس زیادی واسه فروش. شک نداشته باشین ذهن هیچ مدیری قدرت نگهداری تموم اعداد و ارقام مربوط به خرید و فروش رو نداره و درسته که واقعا نیاز به حفظ تموم این اعداد و ارقام نیس. در روند اجرا هوش تجاری طبق یه عملیات پیچیده همۀ داده های سازمان تو یه دیتابیس (ِData Base) جمع می شه (اینکه اطلاعات روزانه جمع آوری شه یا ماهانه یا هفتگی دست خودتونه). واقعا این دستابیس شامل تموم اطلاعات شرکت و تک تک فروشا و خریدهای انجام شده به وسیله سازمانه.

در اصطلاح تخصصی به این دیتابیس، انبارۀ داده یا data warehouse میگن. این نقطۀ شروع و صفر مرزی پروژه های هوش تجاریه. اطلاعاتی که در انبار داده جمع آوری می شن، چند بعد مهم (Dimension) دارن :

1. مکان: یا لوکیشن کاربران. فرض کنین هر کالا به وسیله یه نفر خریداری می شه که این شخص تو یه استان، شهر و منطقۀ به خصوصی زندگی می کنه. پس یکی از ابعاد مهم دادهاتون متغیر مکان است.
2. زمان: علاوه به همه اینا هر فروش یه عامل زمان داره، شما حساب کنین روزی دست کم ۱۰ هزار تا از این فروش و فروشای دیگه به انباره داده اضافه می شن.

حالا تصور کنین قراره تو یه جلسه روش هدف دارای کلان (یا حتی غیر کلان و در اندازه کوچیک تر) برگزار شه و مدیران و تصمیم گیرندگان پایانی بخوان یه تصمیم اساسی بگیرن؛ مثلا اینکه روش هدف دار درستیه که واسه صرفه جویی در هزینه ها اجناسی که از تامین کننده ها خریداری می شن در انبارهای در دست احداث نگه داری شن یا نه.

دقیقا از همین قسمت هوش تجاری وارد عمل می شه؛ مثلا در این مثالی که زدیم، مدیر یا گروه مدیریت خیلی راحت از روی اطلاعات خلاصه سازی شده یا اصطلاحا Summarized Data می تونه بفهمه که چه جنسا یا گروه کالاهایی به وسیله کدوم آدمایی در چه شهرها و مناطقی بیشتر فروش میره و یا در چه وقتی (فصل ، سال، روز) کدوم کالا یا گروه کالایی بیشتر فروخته می شه.

حالا بر این پایه اون روش هدف دار که مثال زدیم واقعا به صرفه جویی در هزینه ها کمک می کنه یا بدتر باعث ایجاد هزینۀ اضافه می شه؟ مثلا اگه بفهمیم که کالای X در منطقۀ y تهران فروش بالایی داره، تصمیم اینکه انبار کالای X  رو در منطقۀ Y  بسازه، باعث کاهش هزینه های نگهداری و رسوندن (delivery) محصول می شه یا نه؟

تصور کنین که مدیر قصۀ ما به انبار داده دسترسی نداشت

اگه مدیر ما به Data warehouse دسترسی نداشت و خلاصه کل تعداد فروش، جمع عدد ریالی فروش به ازای هر کالا در جا و زمان به خصوص رو نداشت، باید تموم داده های چند سال رو باید بررسی می کرد و تموم این محاسبات رو به صورت دستی انجام می داد، بعد تموم این داده ها رو  مقایسه می کرد. به فرض که عمر نوح داشت و فرصت می کرد اینکار رو بکنه، شک نداشته باشین تموم محاسبات اون ضریب خطای بالایی داشتن. و اما در ادامه واسه اینکه کاملِ کامل هوش تجاری رو بفهمین، می خوام اونو با تحلیل گر کار و کاسبی (BA) چیه؟

فاصله یه حرف ساده س! بین BI و BA

دقیقا فاصله یه حرف ساده س! بین BA و BI، اما فهمیدن فرق این دو کلمه به درک شما از BI کمک زیادی می کنه.

گوگل پنالتی چیه و چیجوری باید اونو رفع کرد؟

هوش تجاری با نام دیگری به نام Descriptive Analytics هم شناخته می شه. کارشناسان هوش تجاری داده های گذشته و زمان حال شرکت یا سازمان رو تحلیل می کنن. واقعا یه متخصص هوش تجاری قرار نیس به کار و کاسبی شما بگه که چیکار کنین. تنها چیزی که میگه اینه که شرایط کار و کاسبی شما در گذشته چیجوری بوده و الان چیجوریه.

در مقایسه با تعریف BI می تونین BA رو بذاریم. 

انگار حالا تا حدودی با تموم هوش تجاری آشنا شدین. اما BI دقیقا چه فوایدی واسه کار و کاسبی شما داره؟

۵ فایدۀ مهم هوش تجاری واسه کار و کاسبی شما

در ادامه می خوایم ببینیم که هوش تجاری چه فوایدی واسه کار و کاسبی شما داره و به همین بهونه با جنبه های جور واجور هوش تجاری آشنا شیم.

۱- خیلی راحت می تونین گزارشات سریع جفت و جور کنین

هر شرکت یا کار و کاسبی ای بخشا و دپارتمانای متفاوتی داره. اطلاعات بخشای جور واجور در فرمتای جور واجور پخش شدن. بیشتر تلاشایی که واسه جمع آوری اطلاعات انجام می شه، باید این اطلاعات رو مرتب کنه و به فرمتی تبدیل کنه که بشه اونا رو تحلیل و بررسی کرد. با به کار گیری وسایل پیشرفتۀ هوش تجاری در کمترین زمان ممکن می تونه یه گزارش کامل و خوانا از هرکدوم از بخشای شرکت داشته باشین.

به عنوان یه مدیر یا صاحب کار و کاسبی، این واسه شما به طور کامل حیاتیه که بدونین که دیتاهای شرکت شما به شما چه میگن. البته روشنه که اطلاعات برابر هوش نیس. این مخصوص به وقتیه فوق العاده کاربرد داره که شرکت شما بخشای جور واجور داره و اطالاعات بخشای جور واجور خیلی به هم در رابطه نیستن و شما واسه اراده کردن به این اطلاعات نیاز دارین.

۲- به تصمیمات سریع و هوشمندانه شما کمک می کنه

بذارین اینطور براتون بگم، تموم درآمد و سود شرکت مستقیما به تصمیمات هدف دار مربوط می شه.

شاید براتون باحال باشه بدونین که مدت زمان تقریبی واسه واسه جفت و جور یه گزارش IT چیزی حدود دو روزه. در جهان پر سرعت معاصر، داده ها همیشه در حال تغییر و نوسان هستن. در طول دو روز داده ها تغییرات زیادی می کنن. واقعا مدیران و استراتژیستای شرکت نیاز دارن که به اطلاعات به روز (بروزرسانی) دسترسی داشته باشن تا بتونن به سرعت تصمیم بگیرن و جایگاه خود رو در بازار از دست ندن.

این اعداد و ارقام اصلا چیز کمی نیستن، دقیقا به کمک همین اعداد و ارقامه که می تونین راه حلای درست و درآمدزا واسه کار و کاسبی خود پیدا کنین.

هدف پایانی یه کارشناس BI اینه که اطلاعات شرکت شما رو به یه تجزیه تحلیل ساختارمند تبدیل کنه. یعنی یه کارشناس واقعی هوش تجاری که می تونه به تصمیمات هدف دار و سریع شرکت کمک کنه.

هوش تجاری با اطلاعات به روزی که در اختیار مدیران قرار میده کمک می کنه که وضعیت مالی شرکت به سمت مثبت حرکت کنین و تصمیمات درست گرفته شه.

۳- بهره وری شرکت شما رو زیاد می کنه

هوش تجاری این توانایی رو داره که راهکارهای نادرست رو مشخص کنه، وضع الان شرکت رو به دقت مشخص کنه و در ادامه مشخص کنه که روزانه چه کارایی باید انجام شه، اولویتای شرکت چیه و هرکی چه کاری باید بکنه. واقعا قراره ببینه که در کدوم بخشا ضعف هست،کدوم بخشا باید پیشرفت کنن و به امکانات جدیدتری مجهز شن.

چیجوری خطاهای گوگل وبمستر Crawl Errors رو رفع کنیم؟

شاید براتون باحال باشه بدونین براساس آمار سال ۲۰۰۰ سایت CIO شرکت تویوتا با به کار گیری وسایل هوش تجاری تونست بفهمه که در روند پخش و تحویل کالا نصف هزینه بیش ازآنچیزیه که باید باشه و با تغییر روش هدف دار این هزینه رو ۵۰% کم کرد.

۴- سرعت بخشیدن به برگشت سرمایه

بالاترین درجه تموم خواسته های یه شرکت و تموم چیزایی که در بالا گفتیم می تونه در “رشد سریع واسه برگشت سرمایه” خلاصه شه. بدون بینش درست و دیسیپلین مشخص، یا در در دام روشای نخ نما و قدیمی می افتین یا به حدس و گمانه زنی در مورد رفتارای کاربران و چیزایی مثل این می افتین. اینا مهم ترین آفتای کار و کاسبی شمان و دقیقا همون چیزایی هستن که باعث شکست کار و کاسبی شما و بسیاری دیگه مانند شما می شن.

همونطور که قبلا هم اشاره کردیم، هر شرکت یه سیستمه که تموم بخشای اون انگار با هم در رابطه هستن و نمی شه که واسه هر بخش اون یه روش هدف دار جداگونه ریخت و به بقیۀ بخشا کاری نداشت. تموم تلاش هوش تجاری اینه که اطلاعاتی ارائه دهد که هر چند واسه هر بخش به طور جداگونه هست، اما بتونه یه کلیتی به ما بده که بر مبنای اون اراده کردن کرد، استراتزی چید و برنامه عملی ریخت.

دقیقا واسه همینه که BI می تونه به روشنی به شما کمک کنه که کمپینای خود رو برنامه ریزی کنین و هر چیزی رو که لازمه تغییر بدین، تغییر بدین قبل اینکه واقعا دیر شه و در کمترین زمان ممکن سرمایه شما رو به شما برمیگردونه.

۵- کاهش هزینه های نیروی انسانی

با رشد و پیشرفت جهان امروز ما، مهم ترین احتیاجی که جهان کار و کاسبی از هر زمان دیگری بیشتر به اون نیاز داره، نیاز به تجزیه تحلیل داده ها و اطلاعاته. از طرف دیگه خود این داده ها روز به روز سخت تر و چند بعدی تر می شن، چراکه شرکتا و کسب و کارا همیشه در حرکت به طرف گسترده شدن و توسغه حرکت می کنن. پس به موازات این حرکت نیاز به نیروهای انسانی متخصص واسه تحلیل داده ها و جفت و جور گزارشات هم از هر زمان دیگری بیشتر می شه. اگه بخواین از راه های سنتی استفاده کنین باید تعداد زیادی نیرو استخدام کنین، همیشه گزارش بخواین و همیشه کسی باشه که این گزارشات رو چک کنه، اما یه متخصص هوش تجاری تموم اینکارها رو انجام میده و در سریع ترین زمان ممکن گزارشات لازم شما رو جفت و جور می کنه. یعنی دیگه در وقت، زمان و هزینۀ شما شدیدا صرفه جویی می کنه.

در ادامه به دو بعد مهم روند هوش تجاری اشاره می کنم.

دو بعد مهم هوش تجاری

و حالا در آخر واسه اجرا موفق یه سامانه یا پروژه هوش تجاری دو عامل مهم  هست ؛

۱- بعد فنی و تکنیکال

پایه بعد فنی یا تکنیکال به بخش ساخت انباره داده و عملیات مربوط به دیتابیس، انتقال داده، وسایل داشبوردساز و مکعبای اطلاعاتی یا Cube مربوط می شه. (در مورد این مکعبای اطلاعاتی در مقالات آینده به صورت جداگونه صحبت می کنیم)

این اولین، مهم ترین و در عین حال آسونترین بخش هوش تجاریه. اگه بخوام به زبون ساده این مرحله رو تشریح کنم، باید بگم که این بخش سه مرحلۀ اصلی داره:

1. شناخت: در مرحله اول شما باید یه تحلیل کامل از کار و کاسبی داشته باشین، وضعیت موجود رو سبک سنگین کنین و بخشای جور واجور اونو شناسایی کنین.
2. طراحی انبار داده: در این مرحله براساس اطلاعاتی که در مرحله قبل بدست آوردید، باید یه انبار داده یا Data Warehouse بسازین.
3. جفت و جور گزارش: در آخرین مرحلۀ این بخش که جفت و جور گزارشه، شما براساس انبار داده های خود گزارش جفت و جور می کنین و اطلاعات خام رو به اطلاعات قابل فهم تبدیل می کنین.

مثلا وقتی یه خرید اینترنتی انجام می شه، در دیتابیس اطلاعاتی مثل تاریخ، ساعت، شناسۀ مشتری ، کالای خریداری شده، تامین کنندۀ کالا، تعداد و قیمت خرید و فروش و مثل این اطلاعات باید در سیستم ثبت شه.

در آخر از این دیتابیس داشبوردهای مدیریتی و خلاصه شده ساخته می شه؛ مثلا اینکه امروز، این هفته یا این ماه چقدر سود داشتیم، مقدار این سود نسبت به سال قبل چقدر تغییر داشته، از ماه قبل تا این ماه چند مشتری جدید اضافه شدن و ….

۲- بعد فرهنگی هوش تجاری

بعد فرهنگی هوش تجاری به بررسی درست نیازمندیا، فرهنگ استفاده و تفکر مربوط می شه. واقعا در این بخش تصیمم گیری بر مبنای واقعیتای موجود (داده ها) انجام می شه. این مرحله به زیرساختای رفتاری اساسی نیازه که بدیش اینه بیشتر موارد اون در ایران وجود نداره. واسه اینکه این بخش خوب انجام شه به نقد و تغییر پذیری همیشگی ، انعطاف سازمانی بالا و اینرسی (مقاومت) سازمانی پایین در قبال تغییرات لازمه.

راهنمای کامل به کار گیری گوگل آنالیتیکس واسه افراد تازه کار

واسه اینکه با این داشبوردها و گزارشات آشنا شید، یه تصویر براتون میارم که ببینین چیجوری یه گزارش خوب هوش تجاری در کمتر از یه دقیقه می تونه مهم ترین اطلاعاتی که یه مدیر لازم داره رو به اون بده.

و حالا به قول میلاد “وقت ان نرسیده که ایمان بیاریم با اغاز فصل داده؟”

در آخر

و در آخر باید بگیم که جهان و جهانیان روز به روز هوشمندتر می شن و اگه شما با این جریان جهانی حرکت نکنیدف بدجوری عقب می افتین. لازمه که به روز باشین و از سیستمای سنتی خود هر چی سریع تر فاصله بگیرین. کمی بی رحمی در این قسمت اصلا ایرادی نداره، هر روش و سیستمی که جواب نمی ده باید به سرعت عوض شه و سیستم به روز تر و هوشمندتر.

و در آخر بازم از میلاد محمدی (مشاور ارشد هوش تجاری فروشگاه تکیه) واسه کمک و همراهیش به من در نوشتن این مقاله تشکر می کنم و امیدوارم هرچه سریع تر خودش وارد عمل شه و تخصصی تر و کامل تر برامون بنویسه.